A.
Pengorganisasian
Struktur Manajemen
1.
Definisi Pengorganisasian
Proses
manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan mengenai
penciptaan kerangka kerja semacam ini sehingga organisasi tersebut dapat
bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan. Pengorganisasian
adalah salah satu fungsi manajemen yang berkaitan erat dengan perencanaan dan
merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau
wadah yang statis.
Menurut
Malayu S.P. Hasibuan (dalam Badrudin, 2013) Pengorganisasian adalah suatu
proses penentuan, pengelompokan , dan pengaturan berbagai macam aktivitas yang
diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap
aktivitas, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang
secara relative didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan
aktivitas-aktivitas tersebut. Sedangkan menurut M. Manullang (dalam Badrudin,
2013) Pengorganisasian merupakan proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang
akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan
penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga
memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk
pencapaian tujuan.
2.
Definisi Sturktur Organisasi
Pola
hubungan spesifik yang diciptakan manajer dalam proses disebut Struktur
Organisasi. Struktur Organisasi adalah suatu kerangka kerja yang dipikirkan
oleh manajer untuk membagi-bagi dan mengkoordinasikan aktivitas anggota suatu
organisasi. Karena strategi dan lingkungan sekitar berbeda dari suatu
organisasi keorganisasi yang lain, terdapat berbagai kemungkinan struktur
organisasi.
Dalam
setiap kajian mengenai teori organisasi, tidak dapat dipisahkan dari masalah
struktur, proses dan perilaku organisasi. Struktur pada dasarnya merupakan
cirri organisasi yang berfungsi untuk mengendalikan atau membedakan semua
bagiannya. Adanya struktur akan memudahkan organisasi dalam mengendalikan perilaku
para pegawai, dalam arti pegawai tidak mampu membuat pilihan yang mutlak bebas
dalam melakukan sesuatu pekerjaan dan cara mengerjakannya.
Berikut ini Robbins (dalam Sedarmayanti, 2000)
mengutarakan bahwa sebuah struktur organisasi mempunyai tiga komponen yaitu:
a. Kompleksitas,
mempertimbangkan tingkat deferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk
didalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan
didalam hierarkhi organisasi serta tingkat sejauhmana unit-unit organisasi
tersebar secara geografis.
b. Formulisasi,
beberapa organisasi beroperasi dangan pedoman yang telah distandarkan secara
minimum.
c. Sentralisasi,
mempertimbangkan dimana letak dari pusat pengambilan keputusan.
3.
Pengorganisasian Sebagai Fungsi
Manajemen
Organisasi
menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas atau
beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departemen.
Misalnya, sebuah organisasi yang dibagi menurut fungsi mungkin mempunyai
departemen manufaktur, pemasaran, dan penjualan yang terpisah. Seorang manajer
penjualan dalam organisasi seperti itu akan bertanggung jawab untuk penjualan
semua produk yang dibuat oleh perusahaan itu.
Pengorganisasian
sebagai fungsi manajeman terbagi menjadi 3 yaitu:
a. Berdasarkan
Proses Pembentukannya
1) Organisasi
Formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan-tujuan
tertentu yang disadari pula yang diatur dengan ketentuan-ketentuan formal dalam
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (ADART).
2) Organisasi
Informal adalah organisasi yang
terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuannya juga tidak jelas, Anggaran Dasar
dan Anggaran Rumah Tangganya tidak ada dan hubungan-hubungan terjalin secara
pribadi.
b. Berdasarkan
Kaitan Hubungannya dengan Pemerintah
1) Organisasi
Resmi adalah organisasi yang dibentuk dengan pemerintah dan atau harus
terdaftar pada lembaran Negara.
2) Organisasi
tidak Resmi adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan pemerintah dan
atau tidak terdaftar pada lembaran Negara, seperti organisasi-organisasi swasta,
mungkin juga organisasi yang dibentuk pemerintah tetapi merupakan unit-unit
yang sifatnya swasta.
c. Berdasarkan
Skala (Ukuran) Besar Kecilnya
1) Organisasi
besar
2) Organisasi
sedang (menengah)
3) Organisasi
kecil
Tolak
ukur atau skala besar kecilnya organisasi ini sifatnya relatif, karena
ditentukan oleh banyak faktor, tetapi besar kecilnya organisasi perlu diketahui
karena akan mempengaruhi pilihan manajemen yang akan diterapkan.
B.
Actuating
dalam Manajemen
1.
Definisi Actuating
Actuating
disebut juga pengarahan yaitu istilah yang sering dikenal sebagai penggerakan
atau pengawasan yaitu fungsi manajemen yang terpenting dan paling dominan dalam
proses manajemen. Pengarahan dapat diterapkan setelah rencana, organisasi, dan
karyawan ada. Jika fungsi ini diterapkan maka proses manajemen dalam realisasi
tujuan dimulai. Pengarahan ibarat kunci starter mobil, artinya mobil baru dapat
berjalan jika kunci starternya telat dilaksanakan fungsinya. Demikian juga
proses manajemen, baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.
2.
Pentingnya Actuating
a. Manajer
harus memperoleh rasa hormat dari para karyawan. Peranan manajer yang
diharapkan karyawan berbeda dari peranan anggota kelompoknya. Manajer harus
dapat memberi pengarahan efektif agar dimengerti para karyawan, selain itu
manajer memberikan teladan yang baik kepada karyawan agar pelaksanaan tugas
oleh karyawan disertai rasa senang mengerjakannya, tidak terbebani oleh tugas
yang diberikan manajer.
b. Manajer
lebih banyak mengetahui kebijaksanaan perusahaan, dia lebih dahulu mengetahui
perubahan-perubahan yang akan terjadi dan memiliki pengalaman yang lebih luas
daripada karyawannya. Manajer juga harus mengetahui siapa yang mendapatkan
tugas, siapa yang berhak dipromosikan, siapa yang dipecat, dan siapa yang
mendapat kenaikan gaji.
c. Memberi
pengarahan efektif dapat dilaksanakan oleh seorang untuk satu kelompok.
Biasanya, manajer yang melaksanakan pengarahan karena manajer mengetahui
keahlian dan kemampuan karyawan, mengerti kapasitas dan keinginan karyawan,
mengetahui hasil, dan mengamati etos kerja karyawan.
d. Sekali
perintah telah dikeluarkan, maka manajer harus melihat apakah perintah tersebut
dilaksanakan atau diabaikan. Cara tersebut menunjukan manajemen yang efektif.
e. Manajer
yang mengarahkan karyawan, harus menggunakan instruksi-instruksi yang menunjang
pengetahuan aspek untuk melakukan suatu tugas tertentu. Demikian pula, untuk
dapat mengikuti tujuan, maka diliput berbagai situasi, diberi data yang
dikemukakan urutan langkah-langkah yang harus ditempuh.
3.
Prinsip Actuating
M.
Manullang (dalam Badrudin, 2013) mengemukakan prinsip-prinsip yang harus
dilaksanakan dalam pengarahan yaitu:
a. Pengarahan
harus jelas
Salah satu
kesalahan umum dalam pengarahan adalah anggapan bahwa perintah yang diberikan
dari atasan sudah cukup jelas. Hal ini perintah ditidak diberikan secara
teratur, diberikan tergesa-gesa atau sambil lewat. Perintah seperti ini umumnya
adalah perintah yang diberikan secara lisan. Sedangkan perintah tertulis pada
umumnya sudah dipersiapkan terlebih dahulu sehingga perintah tertulis lebih
jelas daripada perintah lisan.
b. Pengarahan
diberikan satu per satu
Kesalahan lain
yang sering dilakukan pemberian perintah yang terlalu banyak pada saat yang
sama sehingga memberikan kesan tidak baik bagi penerima perintah. Perintah
harus diberikan satu persatu, bahkan walaupun perintah itu mempunyai pertalian
yang erat satu sama lain. Sehubungan dengan hal itu, maka suatu perintah jangan
terlalu detail, harus mengandung unsur fleksibilitas dengan maksud agar
inisiatif bawahan dapat dihidupkan.
c. Pengarahan
harus positif
Memberikan
perintah dengan memulai perkataan “jangan” dapat menimbulkan salah pengertian
bagi penerima perintah. Dalam memberikan perintah, baiknya tidak menggunakan
perintah yang negatif, lebih baik menggunakan perintah yang positif sebab
dengan perintah positif, tegas, dan jelas apa yang harus dikerjakan bawahan.
d. Pengarahan
harus diberikan kepada orang yang tepat
Perintah harus
diberikan kepada oorang yang mempunyai pengetahuan dan pengalaman dibidangnya.
kecukupan waktu juga harus diperhitungkan pada tugas yang diberikan pada tugas
yang sebelumnya.
e. Pengarahan
harus erat dengan motivasi
Pemberian
perintah harus dibarengi pemberian motivasi dalam bentuk material dan
immaterial agar bawahan lebih semangat denga pekerjaan yang diberikan. Jika
balas jasa yang diberikan hanya material saja, maka aka nada kecenderungan
mengendornya semangat kerja bawahan.
f. Perintah
satu aspek berkomunikasi
Perintah
merupakan alat komunikasi dari pemimpin kepada bawahan. Sebagai alat
komunikasi, pemimpin harus menyusun perintah sedemikian rupa agar berkesan pada
bawahannya dan mau mengerjakan perintah tersebut.
C. Mengendalikan Fungsi Manajemen
1.
Definisi Mengendalikan (Controlling)
Definisi
pengendalian menurut Robert J Mokler (dalam Stoner, 1996) adalah usaha
sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan,
untuk mendesain sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang
sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untuk
menetapkan apakah ada deviasi dan untuk ,mengukur signifikansinya, serta
mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya
perusahaan digunakan dengan cara yang seefektif dan seefisien mungkin untuk
mencapai tujuan perusahaan.
Definisi
pengendalian juga dapat diartikan proses untuk memastikan bahwa aktivitas
sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Sebenarnya, pengendalian
lebih mudah tersebar daripada perencanaan. Pengendalian membantu manajer
memonitor keefektifan aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan
mereka. Bagian penting dari pengendalian adalah mengambil tindakan korektif
seperti yang diperlukan.
2.
Tipe-tipe Kontrol
Mamduh
M. Hanafi (dalam Badrudin, 2013) mengemukakan tiga tipe dasar pengendalian
yaitu:
a. Pengendalian
Pendahuluan didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu.
pengendalian ini merupakan pengendalian yang cukup agresif dan memerlukan
informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai perubahan-perubahan dalam
lingkungan atau kemajuan-kemajuan dalam mencapai tujuan tertentu.
b. Pengendalian
Concurrent (yes/no). Tipe
pengendalian ini dilakukan saat kegiatan masih berlangsung. Tipe ini merupakan
pengendalian ketika suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila
ada persetujuan atau kondisi yang harus dipenuhi. Tipe pengendalian ini tidak
sepopuler tipe pngendalian pendahuluan tetapi tipe ini bisa dipakai sebagai
pelengkap dan digunakan bersamaan dengan pengendalian pendahuluan.
c. Pengendalian umpan balik (post-action control). Pengendalian ini mengevaluasi
hasil-hasil yang telah terjadi saat
suatu kegiatan sudah selesei. Pengendalian umpan balik kadang-kadang diperlukan
untuk tujuan lain, misalnya untuk penentuan bonus dan biasanya dipakai untuk
memotivasi karyawan.
3.
Kontrol Proses Manajemen
Definisi
Mokler (dalam Stoner, 1996) membagi pengendalian menjadi empat proses yaitu:
a. Menetapkan
standard dan metode mengukur prestasi kerja. Idealnya, sasaran dan tujuan yang
ditetapkan ketika berlangusng proses perencanaan dinyatakan dalam istilah yang
jelas, dapat diukur termasuk batas waktunya.
b. Pengukuran
prestasi kerja. Seperti semua aspek pengendalian, pengukuran adalah proses yang
berulang-ulang dan berlangsung terus menerus. Frekuensi pengukuran tergantung
pada tipe aktivitas yang diukur.
c. Menetapkan
apakah prestasi kerja sesuai dengan standar. Dalam berbagai cara, ini adalah
langkah termudah dalam proses pengendalian. Kompleksitas dianggap sudah
ditangani dalam dua langkah pertama. Sekarang masalahnya hanya membandingkan
hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan.
d. Mengambil
tindakan korektif. Langkah ini penting bila prestasi lebih rendah dari standar
dan analisis menunjukkan ada tindakan yang diperlukan. Tindakan korektif dapat
termasuk perubahan dalam satu atau beberapa aktivitas operasi organisasi.
Sumber :
Badrudin.
(2013). Dasar-Dasar Manajemen.
Bandung: Alfabeta
Sedarmayanti.
(2000). Restrukturisasi Dan Pemberdayaan
Organisasi Untuk Menghadapi Dinamika Perubahan Lingkungan Ditinjau Dari
Beberapa Aspek Esensial Dan Aktual. Bandung: Mandar Maju
Stoner,
J. A. F, dkk. (1996). MANAJEMEN Alih
bahasa: Drs. Alexander Sindoro. Jilid II.
Jakarta: PT Prenhallindo